BAB III MAKALAH APSI dan METODE PENELITIAN

BAB  III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

        Dengan perkembangan teknologi yang semkin maju, sekarang ini banyak sekali perusahaan- perusahaan swasta yang berkembang. Yang bergerak dibidang ekonomi dan jasa.salah satu perusahaan yang bergerak dibidang ekonomi adalah indomaret. Dengan adanya Indomaret ini akan memudahkan para konsumen untuk memebeli perlengkapan atau kebutuhan sehari-hari. Karena di Indomaret ini mempunyai banyak  persediaan barang sesuai kebutuhan. Mengenai mahal atau murah harga barang tergantung pada barang yang di beli.

3.2 Tinjauan Perusahaan

 3.2.1 Sejarah PT.Indomaret

       Berawal dari pemikiran untuk mempermudah penyediaan kebutuhan pokok sehari-hari karyawan,  maka pada tahun 1988 didirikanlah sebuah gerai yang diberi nama Indomaret. Sejalan pengembangan operasional toko  perusahaan tertarik untuk lebih mendalami dan memahami berbagi kebutuhan dan perilaku konsumen dalam berbelanja, guna mengakomodasi tujuan tersebut. Beberapa orang karyawan ditugaskan untuk mengamati dan meneliti perilaku belanja  masyarakat.kesimpulan yang didapat adalah bahwa masyarakat cenderung memilih belanja di gerai modern berdasarkan alas an kelengkapan pilihan produk yang berkualitas harga yang pasti dan bersaing serta suasana yang nyaman.

      Seiring dengan perjalanan waktu dan kebutuhan pasar Indomaret terus menambah gerai di berbagai kawasan perumahan, perkantoran niaga wisata dan apartemen. Dalam hal ini terjadilah proses pembelajaran untuk pengoperasian suatu jaringan retail yang berskala besar, lengkap debgan berbagai pengalaman yang kompleks dan bervariasi.

        Setelah menguasai pengetahuan dan keterampilan mengoperasikan jaringan ritel dalam skala besar. Manajemen berkomitmen untuk menjadikan Indomaret sebagai sebuah asset nasional. Hal ini tidak terlepas dari kenyataan bahwa seluruh pemikiran dan pengoperasian. Perusahaan ditangani sepenuhnya oleh putra putri Indonesia. Sebagai aset nasional, Indomaret ingin berbagi kepada masyarakat Indonesia melalui bisnis waralaba dan juga mampu bersaing dalam persaingan global. Oleh karena, itu visi perusahaan kemudian berkembang “menjadi aset nasional dalam bentuk jaringan ritel waralaba yang unggul dalam persaingan global”.

            Konsep bisnis waralaba Perusahaan juga diakui oleh pemerintah melalui penghargaan yang diberikan kepada Indomaret selaku “Perusahaan Waralaba Unggul 2003”. Penghargaan semacam ini adalah yang pertama kali diberikan kepada perusahaan minimarket di Indonesia dan sampai saat ini hanya Indomaret yang menerimanya.

            Hingga Agustus 2013 Indomaret berkembang sangat pesat Indomaret mengoperasikan lebih dari 8.348 gerai terdiri dari 60% milik sendiri dan 40% milik masyarakat (waralaba) . Semuanya tersebar di Jawa, Bali, Madura dan Sumatra. Sesuai moto  “mudah dan hemat”, gerai Indomaret ditempatkan di lokasi-lokasi strategis sehingga mudah dijangkau. Adapun indomaret yang kami riset adalah cabang indomaret di daerah Jakarta tepatnya di Jalan Pademangan 2 Gang 16 Jakarta Utara.

3.2.2        Visi, Moto, Budaya dan Esensi PT. Indomarco Prismatama

Untuk mengembangkan sebuah perusahaan, setiap perusahaan harus ada tujuan atau visi. Berikut Visi, Moto, Budaya dan Esensi Indomart.

Visi
Menjadi aset nasional dalam bentuk jaringan ritel waralaba yang unggul dalam persaingan global.

Moto
Mudah & Hemat

Budaya

Dalam bekerja indomaret menjujung tinggi nilai-nilai :

a.    Kejujuran, kebenaran dan keadilan,

b.    Kerjasama tim,

c.    Kemajuan melalui inovasi yang ekonomis,

d.    Kepuasan pelanggan.

Esensi
Pendekatan dengan senyuman yang tulus, untuk membangun hidup lebih baik.

3.2.3 Struktur Organisasi dan Tugas

Gambar III.1 Struktur Organisasi

Sumber : Assisten Toko Indomaret

A.    Tugas dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi

1.      Manajer

a)      Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.

b)      Mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

c)      Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.

2.      Area Supervisor

a)      Memantau dan membantu dalam operasional dilapangan.

b)      Menghubungkan antara pihak toko dan departement-departement yang berada di back office.

3.      Kepala Toko

a)      Mengendalikan pertumbuhan penjualan dan nilai barang hilang yang terjadi ditoko.

b)      Menganalisis target penjualan dan promosi yang sedang berlangsung.

4.      Assisten Kepala Toko

Mengurusi administrasi-administrasi yang ada ditoko. Misalnya Nota Penerimaan Barang (NPB), Nota Retur Barang (NRB) dan semua bentuk transaksi yang ada ditoko.

5.      Merchandiser

a)      Mengurusi sewa menyewa antara pihak toko dengan supplier dari luar.

b)      Mengurusi barang-barang yang harus di retur ke gudang cabang.

6.      Pramuniaga

Pelayanan, bertanggung jawab terhadap ketersediaan barang di rak display.

7.      Kasir

Pelayanan, melayani transaksi pembayaran ditoko.

3.3      Prosedur Sistem Berjalan

            Adapun prosedur persediaan barang digudang Indomaret Pademangan adalah sebagai berikut :

a.       Proses Pemesanan Barang

Proses permesanan barang yang dilakukan PT Indomaret adalah dengan memberikan laporan harian kepada Distribusi Center (DC) dengan data laporan harian yang dikelola oleh Assisten Toko. Data laporan harian di dapat dari hasil laporan penjualan yang berlangsung satu hari penuh, dari waktu buka toko sampai tutup toko.

b.      Proses Penerimaan Barang

Setelah melakukan pemesanan barang, DC mengelurkan Surat Jalan (SJ) dan List Barang (LB). Setelah itu assisten toko membuat Bukti Pemrosesan Barang (BPB), lalu BPB dikirim kembali ke DC. BPB di dapat dari SJ dan LB. Copyan LB dan SJ akan dijadikan Arsip. Fungsi dokumen Pemrosesan adalah dokumen yang berisi data barang  yang telah dikirim dan sudah masuk ketempat penyimpanan barang di toko Indomaret.

c.       Proses pengecekan barang

      Pengecekan barang dimulai dari pengambilan Arsip.LB, yang kemudian di berikan kepada pramuniaga untuk di lakukan ceklis barang. Apabila ada kerusakan barang,maka barang tersebut tidak di ceklis dan pramuniaga akan memberitahukan kepada assisten toko bahwa ada kerusakan barang.

d.      Proses Mutasi dan Stok Barang

Proses mutasi adalah proses permintaan barang antara satu toko ke toko yang lain. Proses mutasi dilakukan jika salah satu toko kekurangan barang. Untuk melakukan mutasi barang Data Barang (DB) didapat dari Arsip.LB yang kemudian di berikan kepada Merchadice. Lalu merchadice membuat atau mengeluarkan Bukti Return Barang (BRB) yang dibuat 3rangkap, yang pertama BRB diberikan kepada toko cabang indomaret berserta barang yang akan dikirim juga, rangkap kedua akan di arsipkan ke A.BRB, dan rangkap ketiga akan diberikan ke DC setiap sebulan sekali.

e.   Pembuatan Laporan Barang

Pembuatan laporan dilakukan pada saat tutup toko setiap hari. Laporan barang di dapat dari ALB, ABRB, ASJ. Laporan barang dibuat sebulan sekali yang kemudian di berikan kepada kepala toko dan di arsipkan kedalam arsip laporan mutasi dan persediaan stok barang (LMPS), dan diserahkan kepada manajer sebulan sekali.

3.4      Diagram Alur Data Sistem Berjalan

3.4.1 Diagram Konteks

Gambar III.2 Diagram Kontex

Keterangan :

DC = Distribution Center

SJ = Surat Jalan

LB = List Barang

BRB = Bukti Return Barang

BPB = Bukti Pemrosesan Barang

LMPS = Laporan Mutasi & Persediaan Stok

3.4.2 Diagram Nol

Gambar III.3 Diagram Nol

3.5  Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data ini merupakan data dari setiap proses dokumen masukan dan dokumen keluaran yang terjadi pada sistem berjalan.

1.             Dokumen Masukan

a)      Surat Jalan

Nama Arus Data            : Surat Jalan

Alias                              : SJ                   

Bentuk Data                  : file

Arus Data                      : DC – Proses 2.0

Proses 2.0 – ASJ

ASJ – Proses 5.0

Penjelasan                      : Untuk Bukti Pengiriman barang

Periode                          : Setiap terjadinya Pengiriman barang

Volume                          : Rata-rata perhari 5 lembar pengiriman Barang

Struktur Data                 = Header + Isi + Footer

Header                           =  Tgl_SJ + Kode/Nma toko + Nama_Driver +

    No.Lambung mobil

Kode/Nma Toko            = Terdiri dari 10 digit

Tgl_SJ                            = Tgl+ Bulan+Tahun

Isi                                   = Nomor NRB(Nota Retur Barang) { Rusak + Quatity + Baik eks.TOKO + Quatity }

sFooter                           = ttd + total + note

b)      List Barang

Nama Arus Data      : List Barang

Alias                                               : LB      

Bentuk Data                        : file

Arus Data                : DC – Proses 2.0

Penjelasan                : Untuk pengecekan barang

Periode                    : Setiap terjadinya Pengecekan atau penceklisan barang masuk

Volume                    : sesuai dengan bo barang yang dikirim

Struktur Data           = Header + Isi

Header                     =  kode/nama toko + no NPB + no container + tgl

Isi                               = no + PLU + deskripsi + qty

2.             Dokumen Keluaran

a)      Laporan Harian

Nama Arus Data            : Laporan Harian

Alias                              : L.Harian

Bentuk Data                  : Program

Arus Data                      : Ass.toko – Proses 1

                                        Proses 1 - DC

Penjelasan                                  : Setiap kali tutup toko yg didapat dari laporan penjualan

Volume                          : 1kali sehari

Struktur Data                 =  -

Header                           =  -

Isi                                   = -

Footer                            = -

b)      Bukti Pemrosesan Barang

Nama Arus Data            : Bukti Pemrosesan Barang

Alias                              : BPB

Bentuk Data                  : File

Arus Data                      : Ass.Toko – Proses 2

Proses 2 - DC

Ass.Toko – A.BPB

Penjelasan                                  : Setiap kali selesai melakukan pengecekan barang

Volume                          : Rata-rata 5 kali sehari

Struktur Data                 = Header + isi

Header                           = Kode/nama toko + No + Tanggal + Jam

Isi                                   = Keterangan { no.BPB + Tgl + total + qty }

c)      Bukti Return Barang

Nama Arus Data            : Bukti Return Barang

Alias                              : BRB

Bentuk Data                  : File

Arus Data                      : Merchadice – Proses 4

Proses 4 – Indomaret Cabang Lain

Proses 4 – A.BRB

Proses 4 – DC

A.BRB – proses 5

Penjelasan                                  : Setiap kali melakukan return barang ke cabang lain

Volume                          : Rata-rata 3 kali sehari

Struktur Data                 = Header + isi + footer

Header                                       = kode/nama toko + tgl print + tgl + no + ke ( bagian) + halaman

Isi                                               = No + PLU + nama barang dan spesifikasi + sat + kts + hrg sat + DPP + PPN + jumlah + ket/no referensi dokumen + jumlah

Footer                                        = barang diterima + barang diserahkan (merchandiser) + disetujui(chief of store/asst)

d)     Laporan Mutasi dan Persediaan Stok Barang

Nama Arus Data            : Laporan Mutasi dan Persediaan Stok Barang

Alias                              : LMPS

Bentuk Data                  : File

Arus Data                      : Proses 5 – Kepala Toko

Proses 5 – A.LMPS

Proses 5 - Manajer

Penjelasan                                  : Setiap melakukan pembuatan laporan bulanan

Volume                          : 1 bulan sekali

Struktur Data                 = Header + isi + footer

Header                                       = kode/nama toko + periode + halaman + tgl + jam

Isi                                               = no + departemen + saldo awal + terima{DC + supp + BPA + retur} + keluar{DC + supp + M.PA + sales}+ ML + MK + Penyesuaian + saldo akhir + DSI

Footer                            = Grand Total

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan

Yang dimaksud dengan spesifikasi system berjalan adalah pencarian dari bentuk-bentuk dokumen yang digunakan dalam proses persediaan barang. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian , yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.

            3.6.1 Dokumen Masukan

Dokumen Masukan adalah  bentuk dokumen-dokumen  yang  masuk atau diterima saat proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem persediaan barang di indomaret .

1.      Nama Dokumen          : Surat Jalan

Fungsi                         : Untuk mengirim barang

Sumber                        : Driver

Tujuan                         : assisten toko

Media                          : Kertas

Frekuensi                     : Setiap kali pengiriman barang

Jumlah                         : 1 Lembar

Bentuk                                    : Lihat Lampiran A-1

2.      Nama Dokumen          : List Barang

Fungsi                         : Untuk pengecekan/pengceklisan barang masuk

Sumber                        : DC

Tujuan                         : Pramuniaga

Media                          : Kertas

Frekuensi                     : Setiap kali pengecekan barang

Jumlah                         : 1 Lembar

Bentuk                                    : Lihat Lampiran A-2

            3.6.2 Dokumen Keluaran

1.      Nama Dokumen          : Laporan Harian

Fungsi                         : Untuk mengirim laporan stok dan harian

Sumber                        : Assisten toko

Tujuan                         : Distributor Center

Media                          : Komputer

Frekuensi                     : Setiap tutup harian

Jumlah                         : -

Bentuk                                    : Lihat Lampiran D-1

2.      Nama Dokumen          : Bukti Pemrosesan Barang

Fungsi                         : Untuk bukti proses barang masuk

Sumber                        : Assisten Toko

Tujuan                         : DC

Media                          : Kertas

Frekuensi                     : Setiap barang selesai di cek

Jumlah                         : 1 Lembar

Bentuk                                    : Lihat Lampiran B-1

3.      Nama Dokumen          : Bukti Return Barang

Fungsi                         : Untuk bukti return barang ke toko lain

Sumber                        : Merchandiser

Tujuan                         : Cabang Indomaret Lain

Media                          : Kertas

Frekuensi                     : Setiap return barang

Jumlah                         : 1 Lembar

Bentuk                                    : Lihat Lampiran B-2

4.      Nama Dokumen          : Laporan Mutasi dan Persediaan Stok Barang

Fungsi                         : Untuk bukti laporan mutasi dan stok barang

Sumber                        : Assisten Toko

Tujuan                         : Kepala toko dan Manajer

Media                          : Kertas

Frekuensi                     : Setiap akhir bulan

Jumlah                         : 2 Lembar

Bentuk                                    : Lihat Lampiran B-3

3.7 Permasalahan Pokok

Sistem informasi persediaan barang pada toko Indomaret di Pademangan umumnya sudah membaik,tetapi masi kurang efektif. Dalam proses sistem imformasi persediaan barang menggunakan komputer. Adapun kelemahan dari sistem tersebut adalah apabila terjadi gangguan koneksi atau error sehingga jaringan terputus.

3.8 Alternativ Pemecahan Masalah

Adapun cara yang dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut adalah apabila terjadi gangguan pada pengimputan data pada komputer maka akan di gunakan secara manual.