BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1
Pengertian Sistem
Sistem menurut Gordon B. Davis adalah seperangkat
unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat-alat, prosedur dan konsep yang
dihimpun untuk maksud dan tujuan bersama. Sedangkan menurut Raymon Mc. Leod Jr. sistem adalah
sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk
mencapai suatu tujuan.
Selain definisi diatas, terdapat dua
kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem yaitu pendekatan sistem yang
berorientasi terhadap prosedur dan pendekatan sistem yang berorientasi pada
elemen atau komponennya. Pendekatan sistem yang berorientasi terhadap prosedur
merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling terintegrasi,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan
suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang berorientasi pada
elemen atau komponen merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Dari semua penjelasan yang ada, maka
dapat disimpulkan bahwa untuk membangun sebuah sistem diperlukan unsur-unsur
atau elemen-elemen pendukung seperti perangkat komputer, prosedur dan konsep,
serta manusia sendiri yang kesemuanya bila diintegrasikan akan menghasilkan
tujuan yang ingin dicapai.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Didalam sebuah sistem terdapat
input, proses dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat
sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.
Selain itu pula sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu,
yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun
karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :
a. Komponen Sistem ( Components )
Suatu
sistem hanya terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen
sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki
sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi
proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang
lebih besar, yang disebut sebagai supra sistem.
b. Batasan Sistem ( Boundary )
Ruang
lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang
lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan
sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak
dapat dipisah-pisahkan.
c. Lingkungan Luar Sistem ( Environment )
Bentuk
apapun yang ada diluar lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi
sistem tersebut, disebut dengan lingkungan luar sistem. Dimana lingkungan luar
sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan
sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi
sistem tersebut, dengan demikian lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga
dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan,
kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.
d. Penghubung Sistem ( Interface )
Sebagai
media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lainnya disebut dengan
penghubung sistem atau interface.
Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu
subsistem ke subsistem lainnya. Bentuk keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan untuk
subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung tersebut. Dengan demikian
dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
e. Masukan Sistem ( Input )
Energi
yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukan sistem yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal
input). Sebagai contoh didalam suatu unit sistem komputer. Program adalah maintenance input yang digunakan untuk
mengoperasikan komputernya dan data adalah signal
input untuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran Sistem ( Output )
Hasil
dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. Seperti contoh sistem
informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi yang mana informasi ini
dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain
yang menjadi input bagi subsistem yang lainnya.
g. Pengolah Sistem ( Process )
Suatu
sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan menjadi keluaran,
sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi
menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
h. Sasaran Sistem ( Objective )
Suatu
sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau
suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya.
Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah
direncanakan.
2.1.3Pengertian Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat
penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan. Informasi menunjukan
hasil dari pengolahan data yang telah diorganisasikan dan berguna bagi orang
yang menerimanya.
Informasi Menurut Raymond Mc.leod Informasi adalah data
yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan
bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang .
Informasi Menurut Tata Sutabri, S.Kom., MM adalah data yang telah
diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam
proses pengambilan keputusan.
2.1.4Pengertian Sistem Informasi
Menurut Turban dan Volonino (2010,p11) mendefinisikan Sistem
Informasi sebagai proses fisik yang mendukung organisasi dalam mengumpulkan,
memproses, menyimpan, dan menganalisis data serta menyebarkan informasi
keseluruh organisasi.
Sementara menurut Stair dan Reynold (2010, p10)
mendefinisikan Sistem Informasi sebagai seperangkat element yang saling terkait
untuk diinput, diproses, disimpan, serta disebarkan guna mendapatkan feedback
dalam memenuhi tujuan tertentu.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang
tersebut dengan blok bangunan (Building Blok)yang terdiri dari :
a.
Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk kedalam
sistem informasi, input disini termasuk metode dan media untuk menangkap
data yang akan dimasukkan, yang berupa dokumen-dokumen dasar.
b.
Blok Model
Blok ini terdiri dari
kombinasi prosedur, logika dan matematika yang akan memanipulasi data input
dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang sudah tertentu untuk
menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c.
Blok Keluaran
Produk dari keluaran sistem
informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan
dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai
sistem.
d.
Blok Teknologi
Teknologi merupakan “tool box”
dalam sistem informasi teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan
model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan megirimkan keluaran dan
membentuk pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari
tiga bagian utama yaitu tekhnisi (brainware), perangkat lunak (software)dan
perangkat keras (hardware).
e.
Blok Basis Data
Basis Data (database) merupakan
kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya,
tersimpan diperangkat keras komputer digunakan perangkat untuk memanipulasinya.
Basis Data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket
yang disebut dengan DBMS (Database Management System).
f.
Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merupakan
sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu,
kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak
efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang
dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat
dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat
diatasi.
2.1.5 Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen menurut
Gordon B. Davis
adalah sistem manusia / mesin yangmenyediakan informasi untuk mendukung operasi
manajemen dan fungsi pengambilan keputusan darisuatu organisasi.
Sementara Sistem Informasi
Manajemen menurut George M. Scottadalah kumpulan dari interaksi sistem informasiyang
menyediakan informasi baik untuk kebutuhanmanajerial maupun kebutuhan operasi.
2.2 Peralatan Pendukung ( Tools System )
Pada penulisan KKP ini
penulis juga menggunakan peralatan pendukung dalam mendeskripsikan sistem yang
sedang berjalan, yaitu Diagram Arus Data ( DAD ), dan Kamus Data.
2.2.1 Diagram Alir Data ( DAD )
Diagram alir data
merupakan rangkaian simbol-simbol yang mengatur suatu prosedur yang menunjukkan
arus data atau dokumen pada suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang
akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana
data tersebut mengalir atau dimana data tersebut tersimpan. Simbol yang
digunakan pada diagram alir data adalah :
a. Kesatuan Luar ( External Entity )
Kesatuan
luar merupakan kesatuan yang berada diluar lingkungan sistem dapat berupa
orang, organisasi, atau sistem lainnya yang berada diluar lingkungan yang akan
memberikan masukan atau keluaran dari sistem
b. Arus Data ( Data Flow )
Arus
data adalah arus data yang mengalir diantara proses, simpanan data, dan
kesatuan luar yang menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan atau
sistem atau hasil dari proses sistem.
c. Proses ( Process )
Proses
adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari
hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data
yang keluar dari proses.
d. Simpanan Data ( Data Storage )
Simpanan
data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file, arsip, buku, kotak
tempat data dan tabel acuan.
e. Diagram Konteks
Diagram
konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses
atau dengan kata lain diagram tersebut menggambarkan sistem secara global dari
keseluruhan sistem yang ada.
f. Diagram Nol
Diagram
nol dibuat untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses yang ada didalam diagram
konteks yaitu penjabaran secara rinci.
g. Diagram Detail
Diagram
detail ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan
terperinci lagi dari tahapan-tahapan yang ada didalam diagram nol.
Dalam
membuat Diagram Arus Data terdapat peraturan yang harus diikuti, diantaranya :
1. Setiap
external entity tidak boleh
dihubungkan secara langsung dengan external
entity lainnya.
2. Tidak
boleh menghubungkan data storage
secara langsung dengan data storage
lainnya.
3. Dalam
Diagram Arus Data tidak boleh menghubungkan data
storage dengan external entity
secara langsung.
4. Setiap
proses harus ada data yang masuk dan keluar.
2.2.2 Kamus Data ( Data Dictionary )
Kamus data atau data dictionary dapat juga disebut
dengan istilah system data dictionary
adalah suatu data katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi
dari suatu sistem informasi.
Kamus data dapat dibuat dan
digunakan baik tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap
analisis kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara sistem analisis
dengan user tentang data yang
mengalir pada sistem data tersebut serta informasi yang dibutuhkan user.
Sedangkan pada tahap perancangan
sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, output atau laporan.
Komponen-komponen kamus data lainnya yang dikumpulkan pada saat analisis
sistem, sangat dibutuhkan dalam perancangan sistem. Selain dapat menjelaskan
suatu model sistem, kamus data juga berfungsi untuk menghindari penggunaan
kata-kata yang sama, karena kamus data disusun berdasarkan abjad.
Kamus data dibuat berdasarkan arus
data yang ada pada diagram arus data
( DAD ). Arus data yang di DAD sifatnya adalah global dan hanya
ditunjukkan nama arus datanya saja, keterangan lebih lanjut tentang struktur
dari suatu arus data DAD secara lebih rinci dapat dilihat pada kamus data.
Kamus data atau data dictionary harus
dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya.
Untuk maksud keperluan ini, maka
kamus data memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Arus Data
Arus
data menunjukkan darimana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan
arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data
didalam DAD.
2. Nama Arus Data
Karena
arus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari
arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD
dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD
dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
3. Bentuk Data
Telah
diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari suatu proses ke proses lainnya.
Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil
cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa
dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak,
tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk data
seperti ini perlu dicatat di kamus data.
4. Struktur Data
Struktur
data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari
item-item atau elemen-elemen data.
5. Alias
Alias
atau nama lain dari data yang harus dituliskan karena data yang sama mempunyai
nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.
6. Volume
Volume
yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan
volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus data
yang mengalir dalam suatu periode tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukkan
volume terbanyak.
7. Periode
Periode
perlu dicatat di dalam kamus data, karena menunjukkan kapan terjadinya arus
data ini. Periode dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus
dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan
laporan-laporan harus dihasilkan.
8. Penjelasan
Untuk
lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data,
maka bagian penjelasan dapat diisi keterangan-keterangan tentang arus data
tersebut.
Di
dalam kamus data terdapat beberapa notasi yang dapat digunakan sebagai
penjelasan informasi-informasi tambahan yaitu :
1. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi
format masukan dan keluaran suatu data
Tabel II.2 Notasi Tipe Data
|
Notasi
|
Keterangan
|
|
X
|
Setiap karakter
|
|
9
|
Angka numerik
|
|
A
|
Karakter alphabet
|
|
Z
|
Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
|
|
.
|
Titik, sebagai pemisah ribuan
|
|
,
|
Koma, sebagai pemisah pecahan
|
|
~
|
Hypen, sebagai tanda penghubung
|
|
/
|
Slash, sebagai tanda pembagi
|
2. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi
elemen data.
Tabel
II.3 Notasi Struktur Data
|
Notasi
|
Keterangan
|
|
=
|
Terdiri dari
|
|
+
|
And (dan)
|
|
( )
|
Pilihan (Ya atau Tidak)
|
|
{ }
|
Iterasi/Pengulangan Proses
|
|
[ ]
|
Pilih salah satu pilihan
Pemisah pilihan di dalam tanda [ ]
|
|
*
|
Keterangan atau catatan
|
|
@
|
Petunjuk (Key
Field)
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar