BAB II makalah APSI dan Metode Penelitian

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1       Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

            Sistem menurut Gordon B. Davis adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat-alat, prosedur dan konsep yang dihimpun untuk maksud dan tujuan bersama. Sedangkan menurut Raymon Mc. Leod Jr. sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

            Selain definisi diatas, terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem yaitu pendekatan sistem yang berorientasi terhadap prosedur dan pendekatan sistem yang berorientasi pada elemen atau komponennya. Pendekatan sistem yang berorientasi terhadap prosedur merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling terintegrasi, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang berorientasi pada elemen atau komponen merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

            Dari semua penjelasan yang ada, maka dapat disimpulkan bahwa untuk membangun sebuah sistem diperlukan unsur-unsur atau elemen-elemen pendukung seperti perangkat komputer, prosedur dan konsep, serta manusia sendiri yang kesemuanya bila diintegrasikan akan menghasilkan tujuan yang ingin dicapai.

2.1.2    Karakteristik Sistem

            Didalam sebuah sistem terdapat input, proses dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu pula sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

a.         Komponen Sistem ( Components )

Suatu sistem hanya terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut sebagai supra sistem.

b.         Batasan Sistem ( Boundary )

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

c.         Lingkungan Luar Sistem ( Environment )

Bentuk apapun yang ada diluar lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut, disebut dengan lingkungan luar sistem. Dimana lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut, dengan demikian lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.

d.         Penghubung Sistem ( Interface )

Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lainnya disebut dengan penghubung sistem atau interface. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Bentuk keluaran dari suatu  subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung tersebut. Dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.

e.         Masukan Sistem ( Input )

Energi yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukan sistem yang dapat berupa  pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Sebagai contoh didalam suatu unit sistem komputer. Program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f.          Keluaran Sistem ( Output )

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. Seperti contoh sistem informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi yang mana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsistem yang lainnya.

g.         Pengolah Sistem ( Process )

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan menjadi keluaran, sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

h.         Sasaran Sistem ( Objective )

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

2.1.3Pengertian Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan. Informasi menunjukan hasil dari pengolahan data yang telah diorganisasikan dan berguna bagi orang yang menerimanya.         

Informasi Menurut Raymond Mc.leod  Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat  ini atau mendatang .

Informasi Menurut Tata Sutabri, S.Kom., MM adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

                                                                                                                       

2.1.4Pengertian Sistem Informasi

Menurut Turban dan Volonino (2010,p11) mendefinisikan Sistem Informasi sebagai proses fisik yang mendukung organisasi dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menganalisis data serta menyebarkan informasi keseluruh organisasi.

Sementara menurut Stair dan Reynold (2010, p10) mendefinisikan Sistem Informasi sebagai seperangkat element yang saling terkait untuk diinput, diproses, disimpan, serta disebarkan guna mendapatkan feedback dalam memenuhi tujuan tertentu.

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang tersebut dengan blok bangunan (Building Blok)yang terdiri dari :

a.       Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang berupa dokumen-dokumen dasar.

b.      Blok Model

 Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c.       Blok Keluaran

Produk dari keluaran sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.

d.      Blok Teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan megirimkan keluaran dan membentuk pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu tekhnisi (brainware), perangkat lunak (software)dan perangkat keras (hardware).

e.       Blok Basis Data

Basis Data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer digunakan perangkat untuk memanipulasinya. Basis Data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System).

f.       Blok Kendali

Banyak hal yang dapat merupakan sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.   

                                                              

 2.1.5 Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen menurut Gordon B. Davis adalah sistem manusia / mesin yangmenyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan darisuatu organisasi.

Sementara Sistem Informasi Manajemen menurut George M. Scottadalah kumpulan dari interaksi sistem informasiyang menyediakan informasi baik untuk kebutuhanmanajerial maupun kebutuhan operasi.

2.2       Peralatan Pendukung ( Tools System )

            Pada penulisan KKP ini penulis juga menggunakan peralatan pendukung dalam mendeskripsikan sistem yang sedang berjalan, yaitu Diagram Arus Data ( DAD ), dan Kamus Data.

2.2.1    Diagram Alir Data ( DAD )

            Diagram alir data merupakan rangkaian simbol-simbol yang mengatur suatu prosedur yang menunjukkan arus data atau dokumen pada suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut tersimpan. Simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah :

a.         Kesatuan Luar ( External Entity )

Kesatuan luar merupakan kesatuan yang berada diluar lingkungan sistem dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang berada diluar lingkungan yang akan memberikan masukan atau keluaran dari sistem

b.         Arus Data ( Data Flow )

Arus data adalah arus data yang mengalir diantara proses, simpanan data, dan kesatuan luar yang menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan atau sistem atau hasil dari proses sistem.

c.         Proses ( Process )

Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang keluar dari proses.

d.         Simpanan Data ( Data Storage )

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file, arsip, buku, kotak tempat data dan tabel acuan.

e.         Diagram Konteks

Diagram konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada.

f.          Diagram Nol

Diagram nol dibuat untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses yang ada didalam diagram konteks yaitu penjabaran secara rinci.

g.         Diagram Detail

Diagram detail ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan terperinci lagi dari tahapan-tahapan yang ada didalam diagram nol.

Dalam membuat Diagram Arus Data terdapat peraturan yang harus diikuti, diantaranya :

1.         Setiap external entity tidak boleh dihubungkan secara langsung dengan external entity lainnya.

2.         Tidak boleh menghubungkan data storage secara langsung dengan data storage lainnya.

3.         Dalam Diagram Arus Data tidak boleh menghubungkan data storage dengan external entity secara langsung.

4.         Setiap proses harus ada data yang masuk dan keluar.

2.2.2    Kamus Data ( Data Dictionary )

            Kamus data atau data dictionary dapat juga disebut dengan istilah system data dictionary adalah suatu data katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.

            Kamus data dapat dibuat dan digunakan baik tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara sistem analisis dengan user tentang data yang mengalir pada sistem data tersebut serta informasi yang dibutuhkan user.

            Sedangkan pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, output atau laporan. Komponen-komponen kamus data lainnya yang dikumpulkan pada saat analisis sistem, sangat dibutuhkan dalam perancangan sistem. Selain dapat menjelaskan suatu model sistem, kamus data juga berfungsi untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun berdasarkan abjad.

            Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada diagram arus data      ( DAD ). Arus data yang di DAD sifatnya adalah global dan hanya ditunjukkan nama arus datanya saja, keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data DAD secara lebih rinci dapat dilihat pada kamus data. Kamus data atau data dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya.

            Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data memuat hal-hal sebagai berikut :

1.         Arus Data

Arus data menunjukkan darimana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data didalam DAD.

2.         Nama Arus Data

Karena arus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

3.         Bentuk Data

Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari suatu proses ke proses lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus data.

4.         Struktur Data

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.

5.         Alias

Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

6.         Volume

Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukkan volume terbanyak.

7.         Periode

Periode perlu dicatat di dalam kamus data, karena menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

8.         Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

Di dalam kamus data terdapat beberapa notasi yang dapat digunakan sebagai penjelasan informasi-informasi tambahan yaitu :

1.         Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran suatu data

Tabel II.2 Notasi Tipe Data

Notasi	Keterangan
X	Setiap karakter
9	Angka numerik
A	Karakter alphabet
Z	Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
.	Titik, sebagai pemisah ribuan
,	Koma, sebagai pemisah pecahan
~	Hypen, sebagai tanda penghubung
/	Slash, sebagai tanda pembagi

2.         Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.

Tabel II.3 Notasi Struktur Data

Notasi	Keterangan
=	Terdiri dari
+	And (dan)
( )	Pilihan (Ya atau Tidak)
{ }	Iterasi/Pengulangan Proses
[ ]	Pilih salah satu pilihan Pemisah pilihan di dalam tanda [ ]
*	Keterangan atau catatan
@	Petunjuk (Key Field)

Bab I Makalah APSI dan Metode Penelitian

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum

            Seiring dengan pesatnya kemajuan Teknologi Informasi ini, informasi merupakan hal yang sangat penting dalam menjalankan suatu pekerjaan dan kegiatan usaha. Teknologi informasi merupakan sarana yang sangat penting dan menunjang bagi suatu badan/instansi/departemen/perusahaan baik negeri maupun swasta dalam skala kecil, sedang, ataupun besar, sehingga dengan informasi dapat diharapkan mempermudah pekerjaan dan tujuan dapat tercapai secara maksimal.

            Informasi merupakan unsure yang mengkaitkan fungsi-fungsi manajemen yang terdiri dari perencanaan, pengoprasian, dan pengendalian perusahaan. Tanpa informasi suatu perusahaan tidak akan bisa menjalankan kegiatan opeerasional perusahaan dengan baik. Oleh sebab itu untuk menunjang pelaksanaan informasi badan/instansi/departemen/perusahaan yang baik dan teratur, maka diperlukan suatu system yang terkomputerisai.

            Salah satu informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan yaitu informasi mengenai persediaan barang. Bagian gudang harus mencatat setiap kali terjadi transaksi, yaitu barang yang masuk, barang yang keluar, barang yang ada digudang atau biasa disebut stok barang. Hal ini membutuhkan ketelitian dari bagian gudang, supaya dalam setiap laporan tidak terjadi kesalahan yang berakibat bahwa barang yang ada digudang masih banyak, tapi masih tetap memesan barang atau sebaliknya barang yang sudah habis justru tidak dipesankan. Hal ini akan menjadi masalah bagi perusahaan.

            Hal-hal tersebut diatas, dapat dihindarkan dengan menggunakan suatu system laporan persediaan barang dengan menggunakan aplikasi komputer. Hal ini perlu dilakukan agar dapat menyajikan informasi persediaan barang yang lengkap dan dapat mengakses data dan informasi secara cepat, efisien, dan akurat. Kecepatan dan ketepatan dalam mendapatkan suatu informasi dapat didukung oleh system komputerisasi yang dapat memudahkan dalam pengumpulan,pengolahan,dan penyimpanan data suatu badan/instansi/departemen/perusahaan tersebut.

            System informasi persediaan barang ini sangat penting untuk mendukung kegiatan operasional suatu perusahaan. System informasi yang dibutuhkan perusahaan khususnya tentang persediaan barang dengan aplikasi computer, diharapkan dapat mempercepat dalam menyelesaikan pekerjaan perusahaan dan dihasilkan data yang akurat dengan waktu yang lebih cepat.

            Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk membahas laporan RISET ini yaitu dengan judul “Analisis Sistem Informasi Persediaan Barang pada Indomaret Jakarta Utara”.

1.2 Maksud dan Tujuan

            Adapun maksud penulisan laporan RISET ini adalah:

1.      Menganalisis system yang sedang berjalan agar masalah yang selama ini dihadapi, dapat ditemukan solusi sebagai bahan pertimbangan untuk perbaikan.

2.      Merancang dan memperbaiki system dengan menggunakan sebagai penerapan perkembangan teknologi sehingga memudahkan dalam proses persediaan barang.

3.      Lebih meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada perusahaan.

Adapan tujuan penulisan laporan RISET ini adalah:

1.      Membangun system informasi yang dapat membantu indomaret dalam membuat laporan persediaan barang yang ada digudang.

2.      Memenuhi mata Kuliah Kerja Praktek pada semester 4 Jurusan Manajemen Informatika.

1.3 Metode Penelitian

            Penulis melakukan beberapa metode dalam proses pengumpulan data, antara lain:

1.      Metode Wawancara (Interview)

Suatu bentuk metode riset dengan mengajukan beberapa pertanyaan terhadap orang yang mempunyai peran penting pada objek penelitian penulis. Penulis melakukan wawancara secara langsung kepada Bapak Dudi Agus S selaku Assisten Kepala Toko di Indomaret Jakarta Utara.

2.      Metode Observasi (Observation)

Proses pengamatan objek penelitian secara langsung di lapangan pada saat melakukan riset. Penulis melakukan pengamatan langsung ke Indomaret, Jakarta Utara tersebut untuk mendapatkan segala sesuatu yang ada kaitannya dengan persediaan barang di gudang untuk mengetahui masalah yang terjadi pada system berjalan.

3.      Metode Kepustakaan

Mencari data dan fakta dengan mengkaji sumber-sumber pustaka yang berhubungan dengan objek penelitian. Dalam hal ini penulis memperoleh buku-buku dari perpustakaan AMIK BSI dan perpustakaan lain.

1.4 Ruang Lingkup

            Didalam penulisan laporan RISET ini, penulis membahas tentang Sistem Persediaan Barang di Gudang pada Indomaret Jakarta Utara. Mengingat pembahasan didalam persediaan cukup luas dan agar laporan RISET ini dapat mencapai sasaran maka ruang lingkup pembahasan meliputi proses persediaan barang digudang, proses laporan barang masuk, proses laporan barang keluar dan stok barang yang ada digudang.

1.5 Sistematika Penulisan

            Sistematika penulisan merupakan penjabaran dari setiap isi bab yang ditulis didalam laporan secara global. Sistematika penulisan dibuat untuk memberikan gambaran yang jelas untuk mempermudah pemahaman terhadap laporan ini, yaitu sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

            Bab ini meliputi pembahasan umum, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup serta sistematka penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

            Bab ini berisikan penjelasan mengenai konsep dasar sistem dan peralatan pendukung (Tool Sistem).

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

            Bab ini menjelaskan tentang umum, tujuan perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan dan struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, Diagram Alir Data (DAD) sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan yang memiliki sub antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam keluaran, bab ini juga menguraikan tentang masalah dan alternatif pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUP

            Bab ini berisikan tentang kesimpulan dan saran.