BAB
III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Dengan perkembangan teknologi yang
semkin maju, sekarang ini banyak sekali perusahaan- perusahaan swasta yang
berkembang. Yang bergerak dibidang ekonomi dan jasa.salah satu perusahaan yang
bergerak dibidang ekonomi adalah indomaret. Dengan adanya Indomaret ini akan
memudahkan para konsumen untuk memebeli perlengkapan atau kebutuhan
sehari-hari. Karena di Indomaret ini mempunyai banyak persediaan barang sesuai kebutuhan. Mengenai
mahal atau murah harga barang tergantung pada barang yang di beli.
3.2 Tinjauan Perusahaan
3.2.1 Sejarah PT.Indomaret
Berawal dari pemikiran untuk mempermudah
penyediaan kebutuhan pokok sehari-hari karyawan, maka pada tahun 1988 didirikanlah sebuah
gerai yang diberi nama Indomaret. Sejalan pengembangan operasional toko perusahaan tertarik untuk lebih mendalami dan
memahami berbagi kebutuhan dan perilaku konsumen dalam berbelanja, guna
mengakomodasi tujuan tersebut. Beberapa orang karyawan ditugaskan untuk
mengamati dan meneliti perilaku belanja
masyarakat.kesimpulan yang didapat adalah bahwa masyarakat cenderung
memilih belanja di gerai modern berdasarkan alas an kelengkapan pilihan produk
yang berkualitas harga yang pasti dan bersaing serta suasana yang nyaman.
Seiring dengan perjalanan waktu dan
kebutuhan pasar Indomaret terus menambah gerai di berbagai kawasan perumahan,
perkantoran niaga wisata dan apartemen. Dalam hal ini terjadilah proses
pembelajaran untuk pengoperasian suatu jaringan retail yang berskala besar,
lengkap debgan berbagai pengalaman yang kompleks dan bervariasi.
Setelah menguasai pengetahuan dan
keterampilan mengoperasikan jaringan ritel dalam skala besar. Manajemen
berkomitmen untuk menjadikan Indomaret sebagai sebuah asset nasional. Hal ini
tidak terlepas dari kenyataan bahwa seluruh pemikiran dan pengoperasian.
Perusahaan ditangani sepenuhnya oleh putra putri Indonesia. Sebagai aset
nasional, Indomaret ingin berbagi kepada masyarakat Indonesia melalui bisnis
waralaba dan juga mampu bersaing dalam persaingan global. Oleh karena, itu visi
perusahaan kemudian berkembang “menjadi aset nasional dalam bentuk jaringan
ritel waralaba yang unggul dalam persaingan global”.
Konsep
bisnis waralaba Perusahaan juga diakui oleh pemerintah melalui penghargaan yang
diberikan kepada Indomaret selaku “Perusahaan Waralaba Unggul 2003”.
Penghargaan semacam ini adalah yang pertama kali diberikan kepada perusahaan
minimarket di Indonesia dan sampai saat ini hanya Indomaret yang menerimanya.
Hingga Agustus 2013 Indomaret
berkembang sangat pesat Indomaret mengoperasikan lebih dari 8.348 gerai terdiri
dari 60% milik sendiri dan 40% milik masyarakat (waralaba) . Semuanya tersebar
di Jawa, Bali, Madura dan Sumatra. Sesuai moto
“mudah dan hemat”, gerai Indomaret ditempatkan di lokasi-lokasi
strategis sehingga mudah dijangkau. Adapun indomaret yang kami riset adalah
cabang indomaret di daerah Jakarta tepatnya di Jalan Pademangan 2 Gang 16
Jakarta Utara.
3.2.2
Visi,
Moto, Budaya dan Esensi PT. Indomarco Prismatama
Untuk mengembangkan sebuah perusahaan, setiap perusahaan harus ada tujuan
atau visi. Berikut Visi, Moto, Budaya dan Esensi Indomart.
Visi
Menjadi
aset nasional dalam bentuk jaringan ritel waralaba yang unggul dalam persaingan
global.
Moto
Mudah & Hemat
Budaya
Dalam bekerja indomaret menjujung tinggi
nilai-nilai :
a. Kejujuran, kebenaran dan
keadilan,
b. Kerjasama tim,
c. Kemajuan melalui inovasi
yang ekonomis,
d. Kepuasan pelanggan.
Esensi
Pendekatan dengan senyuman yang tulus, untuk membangun hidup lebih baik.
3.2.3 Struktur Organisasi dan Tugas
Gambar III.1 Struktur Organisasi
Sumber : Assisten Toko Indomaret
A.
Tugas
dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi
1.
Manajer
a)
Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.
b)
Mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
c)
Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.
2.
Area Supervisor
a)
Memantau dan membantu
dalam operasional dilapangan.
b)
Menghubungkan antara
pihak toko dan departement-departement yang berada di back office.
3.
Kepala Toko
a)
Mengendalikan
pertumbuhan penjualan dan nilai barang hilang yang terjadi ditoko.
b)
Menganalisis target
penjualan dan promosi yang sedang berlangsung.
4.
Assisten Kepala Toko
Mengurusi
administrasi-administrasi yang ada ditoko. Misalnya Nota Penerimaan Barang
(NPB), Nota Retur Barang (NRB) dan semua bentuk transaksi yang ada ditoko.
5.
Merchandiser
a)
Mengurusi sewa menyewa
antara pihak toko dengan supplier dari luar.
b)
Mengurusi barang-barang
yang harus di retur ke gudang cabang.
6.
Pramuniaga
Pelayanan, bertanggung
jawab terhadap ketersediaan barang di rak display.
7.
Kasir
Pelayanan, melayani
transaksi pembayaran ditoko.
3.3
Prosedur
Sistem Berjalan
Adapun prosedur persediaan barang
digudang Indomaret Pademangan adalah sebagai berikut :
a.
Proses
Pemesanan Barang
Proses permesanan barang yang dilakukan PT Indomaret
adalah dengan memberikan laporan harian kepada Distribusi Center (DC) dengan
data laporan harian yang dikelola oleh Assisten Toko. Data laporan harian di
dapat dari hasil laporan penjualan yang berlangsung satu hari penuh, dari waktu
buka toko sampai tutup toko.
b.
Proses
Penerimaan Barang
Setelah melakukan pemesanan barang, DC mengelurkan
Surat Jalan (SJ) dan List Barang (LB). Setelah itu assisten toko membuat Bukti
Pemrosesan Barang (BPB), lalu BPB dikirim kembali ke DC. BPB di dapat dari SJ
dan LB. Copyan LB dan SJ akan dijadikan Arsip. Fungsi dokumen Pemrosesan adalah
dokumen yang berisi data barang yang
telah dikirim dan sudah masuk ketempat penyimpanan barang di toko Indomaret.
c.
Proses
pengecekan barang
Pengecekan
barang dimulai dari pengambilan Arsip.LB, yang kemudian di berikan kepada
pramuniaga untuk di lakukan ceklis barang. Apabila ada kerusakan barang,maka
barang tersebut tidak di ceklis dan pramuniaga akan memberitahukan kepada
assisten toko bahwa ada kerusakan barang.
d. Proses
Mutasi dan Stok Barang
Proses
mutasi adalah proses permintaan barang antara satu toko ke toko yang lain.
Proses mutasi dilakukan jika salah satu toko kekurangan barang. Untuk melakukan
mutasi barang Data Barang (DB) didapat dari Arsip.LB yang kemudian di berikan
kepada Merchadice. Lalu merchadice membuat atau mengeluarkan Bukti Return
Barang (BRB) yang dibuat 3rangkap, yang pertama BRB diberikan kepada toko
cabang indomaret berserta barang yang akan dikirim juga, rangkap kedua akan di
arsipkan ke A.BRB, dan rangkap ketiga akan diberikan ke DC setiap sebulan
sekali.
e. Pembuatan Laporan Barang
Pembuatan
laporan dilakukan pada saat tutup toko setiap hari. Laporan barang di dapat
dari ALB, ABRB, ASJ. Laporan barang dibuat sebulan sekali yang kemudian di
berikan kepada kepala toko dan di arsipkan kedalam arsip laporan mutasi dan persediaan
stok barang (LMPS), dan diserahkan kepada manajer sebulan sekali.
3.4
Diagram
Alur Data Sistem Berjalan
3.4.1 Diagram Konteks
Gambar III.2 Diagram Kontex
Keterangan :
DC = Distribution Center
SJ = Surat Jalan
LB = List Barang
BRB = Bukti Return Barang
BPB = Bukti Pemrosesan Barang
LMPS = Laporan Mutasi &
Persediaan Stok
3.4.2
Diagram Nol
Gambar III.3 Diagram Nol
3.5
Kamus
Data Sistem Berjalan
Kamus data ini merupakan data dari
setiap proses dokumen masukan dan dokumen keluaran yang terjadi pada sistem
berjalan.
1.
Dokumen Masukan
a) Surat Jalan
Nama
Arus Data : Surat Jalan
Alias : SJ
Bentuk
Data : file
Arus
Data : DC – Proses 2.0
Proses
2.0 – ASJ
ASJ
– Proses 5.0
Penjelasan : Untuk Bukti Pengiriman
barang
Periode : Setiap terjadinya
Pengiriman barang
Volume : Rata-rata perhari 5 lembar pengiriman
Barang
Struktur
Data = Header + Isi +
Footer
Header = Tgl_SJ
+ Kode/Nma toko + Nama_Driver +
No.Lambung
mobil
Kode/Nma
Toko = Terdiri dari 10 digit
Tgl_SJ = Tgl+ Bulan+Tahun
Isi = Nomor NRB(Nota Retur Barang) { Rusak + Quatity + Baik
eks.TOKO + Quatity }
sFooter = ttd + total + note
b)
List Barang
Nama Arus Data : List Barang
Alias :
LB
Bentuk Data : file
Arus Data : DC – Proses
2.0
Penjelasan : Untuk pengecekan
barang
Periode : Setiap terjadinya Pengecekan atau penceklisan barang masuk
Volume :
sesuai dengan bo barang yang dikirim
Struktur Data = Header + Isi
Header = kode/nama
toko + no NPB + no container + tgl
Isi = no + PLU + deskripsi + qty
2.
Dokumen Keluaran
a) Laporan Harian
Nama Arus Data : Laporan Harian
Alias :
L.Harian
Bentuk
Data : Program
Arus
Data : Ass.toko – Proses 1
Proses 1 - DC
Penjelasan : Setiap kali tutup toko yg didapat dari laporan
penjualan
Volume : 1kali sehari
Struktur
Data = -
Header = -
Isi = -
Footer = -
b) Bukti Pemrosesan Barang
Nama Arus Data : Bukti Pemrosesan
Barang
Alias :
BPB
Bentuk
Data : File
Arus
Data : Ass.Toko – Proses 2
Proses 2 - DC
Ass.Toko – A.BPB
Penjelasan : Setiap kali selesai melakukan pengecekan barang
Volume : Rata-rata 5 kali sehari
Struktur
Data = Header + isi
Header = Kode/nama toko + No + Tanggal + Jam
Isi = Keterangan { no.BPB + Tgl + total + qty }
c) Bukti Return Barang
Nama Arus Data : Bukti Return
Barang
Alias :
BRB
Bentuk
Data : File
Arus
Data : Merchadice – Proses 4
Proses 4 – Indomaret Cabang Lain
Proses 4 – A.BRB
Proses 4 – DC
A.BRB – proses 5
Penjelasan : Setiap kali melakukan return barang ke cabang lain
Volume : Rata-rata 3 kali sehari
Struktur
Data = Header + isi +
footer
Header =
kode/nama toko + tgl print + tgl + no + ke ( bagian) + halaman
Isi = No + PLU + nama barang dan spesifikasi + sat + kts + hrg sat + DPP + PPN
+ jumlah + ket/no referensi dokumen + jumlah
Footer = barang diterima + barang diserahkan (merchandiser) + disetujui(chief of
store/asst)
d) Laporan Mutasi dan Persediaan Stok Barang
Nama
Arus Data : Laporan Mutasi dan
Persediaan Stok Barang
Alias :
LMPS
Bentuk
Data : File
Arus
Data : Proses 5 – Kepala Toko
Proses 5 – A.LMPS
Proses 5 - Manajer
Penjelasan : Setiap melakukan pembuatan laporan bulanan
Volume : 1 bulan sekali
Struktur
Data = Header + isi +
footer
Header = kode/nama
toko + periode + halaman + tgl + jam
Isi =
no + departemen + saldo awal + terima{DC + supp + BPA
+ retur} + keluar{DC + supp + M.PA + sales}+ ML + MK + Penyesuaian + saldo
akhir + DSI
Footer = Grand Total
3.6
Spesifikasi Sistem Berjalan
Yang dimaksud dengan spesifikasi
system berjalan adalah pencarian dari bentuk-bentuk dokumen yang digunakan
dalam proses persediaan barang. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan dalam
dua bagian , yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.6.1 Dokumen Masukan
Dokumen Masukan adalah bentuk
dokumen-dokumen yang masuk atau diterima saat proses. Dibawah ini
adalah uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem persediaan barang di
indomaret .
1.
Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Untuk mengirim barang
Sumber : Driver
Tujuan : assisten toko
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap kali pengiriman
barang
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat
Lampiran A-1
2.
Nama Dokumen : List Barang
Fungsi : Untuk
pengecekan/pengceklisan barang masuk
Sumber : DC
Tujuan : Pramuniaga
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap kali pengecekan
barang
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat
Lampiran A-2
3.6.2
Dokumen Keluaran
1.
Nama Dokumen : Laporan Harian
Fungsi : Untuk mengirim
laporan stok dan harian
Sumber : Assisten toko
Tujuan : Distributor Center
Media : Komputer
Frekuensi : Setiap tutup harian
Jumlah : -
Bentuk : Lihat
Lampiran D-1
2.
Nama Dokumen : Bukti Pemrosesan Barang
Fungsi : Untuk bukti proses
barang masuk
Sumber : Assisten Toko
Tujuan : DC
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap barang selesai di
cek
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran
B-1
3.
Nama Dokumen : Bukti Return Barang
Fungsi : Untuk bukti return
barang ke toko lain
Sumber : Merchandiser
Tujuan :
Cabang Indomaret Lain
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap return barang
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat
Lampiran B-2
4.
Nama Dokumen : Laporan Mutasi dan Persediaan Stok Barang
Fungsi : Untuk bukti laporan
mutasi dan stok barang
Sumber : Assisten Toko
Tujuan : Kepala toko dan
Manajer
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Jumlah : 2 Lembar
Bentuk : Lihat
Lampiran B-3
3.7
Permasalahan Pokok
Sistem informasi persediaan barang
pada toko Indomaret di Pademangan umumnya sudah membaik,tetapi masi kurang
efektif. Dalam proses sistem imformasi persediaan barang menggunakan komputer.
Adapun kelemahan dari sistem tersebut adalah apabila terjadi gangguan koneksi
atau error sehingga jaringan terputus.
3.8 Alternativ Pemecahan Masalah
Adapun cara yang dilakukan untuk
menyelesaikan masalah tersebut adalah apabila terjadi gangguan pada pengimputan
data pada komputer maka akan di gunakan secara manual.
